Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Mail der Belug

 

Wo kann ich Weiterleitungen einstellen?

Innerhalb der Weboberfläche zum Lesen und Schreiben Ihrer Emails finden Sie unter dem Punkt Regeln eine entsprechende Eingabemaske. Dort können Sie serverseitige Filterregeln einstellen und auch Weiterleitungen festlegen.

 

Wo kann ich Abwesenheitsbenachrichtigungen einstellen?

Innerhalb der Weboberfläche zum Lesen und Schreiben Ihrer Emails finden Sie unter dem Punkt Einstellungen einen Reiter Abwesend. Dort hilft ein Abwesenheitsassistent bei den Einstellungen zu "Out of Office" Benachrichtigung.

 

Wo kann ich mein Passwort ändern?

Sie können Ihr Passwort jederzeit über das Serviceinterface ändern. Eine ausführliche und bebilderte Anleitung zum Ändern Ihres Passwortes finden Sie hier.

 

Ich habe mein Passwort vergessen!

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, schreiben Sie sich bitte an useradmin(at)belug.de. Wenn Sie aufgrund des vergessenen Passworts auch keine Mail mehr schreiben können, dann kommen Sie persönlich zu einem unserer Treffen.

 

Ich habe Probleme beim versenden vom Emails über einen Internetzugang der Telekom

Problem: Mails können nicht versendet werden, abholen der Mails klappt problemlos. Ich benutze einen Internetzugang der deutschen Telekom und benutze einen Speedport W 724V o.ä. für den Zugang ins Internet. Die Fehlermeldung weist auf ein Timeout hin:

Die Nachricht konnte nicht gesendet werden, weil die Verbindung mit dem
SMTP-Server zarafa.belug.de ihre Ablaufzeit (Timeout) überschritten hat.

Für den Telekomrouter Speedport W 724V
Unter "Internet" den Punkt "Liste der sicheren E-Mail-Server" anwählen.
Hier entweder den Haken bei "Liste der sicheren E-Mail-Server verwenden" rausnehmen oder "Liste der erlaubten E-Mail-Server" anklicken und dann die Liste der Server erweitern. (unter "Weiteren E-Mail-Server eintragen")

In dem Feld  "URL oder IP-Adresse" kann der gewünschte Server wie z.B.  "zarafa.belug.de" eingetragen werden. Anschließend "Speichern" nicht vergessen.

 

Bekomme ich automatisch eine Emailadresse?

Im Normalfall: Ja.

Wenn Sie Mitglied der BeLUG sind und gerne ein Mailkonto haben möchten, dann schreiben Sie bitte eine Mail an useradmin(at)belug.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Jedes Mitglied der BeLUG bekommt auf Wunsch eine Mailadresse.

 

Kann ich mir meine Emailadresse aussuchen?

Sie bekommen eine Emailadresse in der Form vorname.nachname(at)belug.de. Mit dieser Adresse können Sie dann in Zukunft Emails senden und empfangen.

Sie können sich gerne einen oder mehrere Aliase auswählen, unter denen Sie auch Mails empfangen können. Das Versenden von Mail ist aber nur mit der Emailadresse vorname.nachname(at)belug.de möglich.

 

Wie kann ich die Mailadresse der BeLUG nutzen?

Neben unserer Weboberfläche zum Lesen, Bearbeiten und Senden der Mails können Sie natürlich auch einen beliebigen Mailclient verwenden, beispielsweise Thunderbird, Evolution, Kmail oder mutt.
Die Nutzung von Mail, Kontakten und Terminen mit jedem beliebigen mobilen Endgerät wird voll unterstützt.

Ein klassischer Abruf der Mails ist über pop3 und imap möglich. Wir empfehlen, die Nachrichten über das IMAP-Protokoll abzurufen, in absehbarer Zukunft wird POP3 bei der Belug abgestellt. Die Kommunikation muss dabei durch Ihr Mailprogramm wahlweise über das ältere SSL oder über das neuere TLS abgesichert werden.
 
Der Abruf oder das Versenden von Mail über ein Klartextprotokoll wird aus Sicherheitsgründen nicht mehr unterstützt. Sie können so sicher sein, das auf den Weg zwischen uns und Ihnen niemand die Mail mitlesen kann. Unser Webmail kann ebenfalls nur über eine sichere Verbindung aufgerufen werden.
 

Übersicht der verwendeten Protokolle: POP3 und IMAP

POP3 ist das ältere der beiden Standardprotokolle für Mail. Damit holen Sie Ihre Mail direkt von unserem Mailserver, die dann dort gelöscht wird. Wenn Sie möchten können Sie aber Ihre Mails auch zusätzlich auf dem Server liegen lassen. Der POP3-Zugriff ist einfach und unkompliziert, hat wegen seiner Einfachheit aber auch Nachteile. Sie können beispielsweise keine zusätzlich angelegten Ordner per POP3 abrufen oder unser Webmail nicht mit voller Funktionalität nutzen.

IMAP erlaubt es, Nachrichten direkt auf dem Server zu lesen, zu bearbeiten, zu ordnen oder zu speichern. Damit Ist dieses Protokoll flexibler, Sie sind unabhängiger von Computern, Standorten oder Mailprogrammen. IMAP hat durch seine hohe Flexibilität auch Nachteile, es ist beispielsweise etwas langsamer als POP3. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Sie können Ihre Mail von mehreren Computern aus gleichzeitig nutzen
  • Sie können Ihre Mails automatisch sortieren lassen
  • Sie können mehrere Ordner und Unterordner anlegen
  • Mehrere Personen können gleichzeitig auf das Postfach zugreifen
  • Sie können IMAP auch zusammen mit POP3 benutzen, wenn Sie ihre Mails auf dem Server als Kopie liegen lassen
  • Unser Webmail hat nur mit IMAP vollen Funktionalitätsumfang

Lesen Sie Ihre Mails im Browser: Webmail

Mit unserem Webmail können Sie Ihre Emails von überall abrufen und versenden - von einem beliebigen Internetzugang. Es bietet neben den vielen Standardfunktionen wie Unterordner, Hervorhebungen, Volltextsuche, Adressbuch oder Kalender auch einige selbst programmierte Funktionen und Erweiterungen. Unser Webmail ist mehrsprachig, übersichtlich und (hoffentlich) einfach zu bedienen.

Unser Webmail funktioniert nur über eine sichere SSL-Verbindung, so dass alle übertragenen Daten verschlüsselt werden. Sie können also beispielsweise aus einem Internetcafe oder auf Ihrer Arbeitsstelle ohne Sorge unser Webmail benutzen, es kann niemand diese Verbindung mitlesen.

Zum Einloggen geben Sie bitte Ihren Benutzernamen für Ihr Postfach bei der BeLUG und das dazu gehörende Kennwort ein.

Technische Basis für unser Webmail ist ein speziell auf unsere Bedürfnisse angepasstes SquirrelMail, beziehungsweise Webmail und Webapp von Zarafa.

 

Spameinstellungen

Jede Mail bekommt von unserem Server eine Punktzahl, basierend auf den Eigenschaften welche diese Nachricht mit typischen Spammails teilt. Die Mail wird dann im Header mit der erreichten Punktezahl markiert. Erreicht die Mail eine sehr hohe Punktzahl, dann wird zusätzlich die Betreffzeile der Mail geändert: Es wird ""***SPAM***" eingefügt, und die Mail wird in den Ordner "Junk E-Mail" verschoben.

Sie können entscheiden, wie diese Punktzahl ausgewertet werden soll, eine Anleitung für Thunderbird finden Sie beispielsweise hier.

 

Dateigrößen, Anzahl der Mails und Speicherplatz

Sie haben bei uns einen Speicherplatz von 5000 MB für Ihr Postfach, der für die meisten Anwendungsfälle ausreichend sein sollte. Sollten Sie dennoch mehr benötigen, schreiben Sie Ihre Bitte zusammen mit einer sehr guten Begründung an useradmin(at)belug.de.

Wird die Grenze von 5000 MB überschritten, können Sie keine weiteren Mails mehr empfangen. Erreicht Ihr Postfach eine Größe von mehr als 80% Ihres verfügbaren Speicherplatzes, so senden wir automatisch und regelmäßig eine Warnmeldung. Ihnen bleibt also genug Zeit aufzuräumen. Unser Webmail zeigt jederzeit den aktuell verbrauchten Platz Ihres Postfaches an.

Sie können Emails bis zu einer maximalen Gesamtgröße von 15 MB empfangen. Beachten Sie bitte, das abhängig von den verwendeten Einstellungen Ihres Mailpartners dieser Wert etwas nach unten oder oben abweichen kann. Tests von uns haben ergeben, das bei ungünstigsten Einstellungen eine Mail inclusive Anhang immer noch ca. 12,4 MB groß sein kann, bei günstigsten Einstellungen 18,6 MB. Das sind aber nur Erfahrungswerte für Sie zur Information. Sollten Sie regelmäßig größere Dateien senden wollen nutzen Sie bitte unsere Owncloud.

Sie können unbegrenzt viele Mails in Ihren Postfach speichern, es ist von uns keine Höchstgrenze der Mailanzahl außer dem Erreichen der maximalen Speichergröße festgelegt.

 

Limitierung Senden/Empfangen

Aus Gründen der Sicherheit des Servers und für Schutz vor Spam ist das Empfangen und Versenden von Mails pro Zeiteinheit limitiert. Keine Sorge - dieses Limit ist so gewählt, dass Sie es nur erreichen können, wenn Sie schneller als 14238 Zeichen pro Minute schreiben und Ihre Mails aus durchschnittlich 128 Zeichen bestehen... Sie also ein Mailrobot sindZwinkernd

Auch bei sehr starker Nutzung Ihres Postfaches werden Sie dieses Limit wahrscheinlich nie erreichen.

Nur wenn Sie in sehr kurzer Zeit die gleiche Mail an sehr viele Empfänger senden oder von einem Absender (bsp. Statusmeldungen ) in kurzer Zeit sehr viele Nachrichten empfangen möchten, greift diese Regel. Ihre Mails gehen aber nicht verloren, nur die Zustellung wird künstlich verzögert.

Sollte dieser Schutz für Sie negative Auswirkungen haben (z.B. Empfang von sehr vielen Nagios E-Mails muss zeitnah möglich sein), dann melden Sie sich bitte und lassen Sie diesen Schutz abschalten.